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DRAFTSMANを使って、楽々契約書づくり
DRAFTSMAN SERIESには、現在、BIG、TRIPLEの2種があります。
1.スタート
1-1 ダウンロード版の場合
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上図のようなアイコンをダブルクリックして、解凍したフォルダ内の実行ファイル(DraftsmanBIG.exe等)を立ち上げてください。
1-2 CD-ROM版の場合

DRAFTSMAN BIG

DRAFTSMAN BIG

DRAFTSMAN TRIPLE

DRAFTSMAN TRIPLE

 お手持ちのDRAFTSMANのCDを、パソコンのCDドライブに装着します。
2.契約書フォルダを選んで開く

全巻セット商品の場合、第1巻 売買・販売店関係契約編、第2巻 代理店・委受託関係契約編、第3巻 知的財産関係契約編、第4巻 投資関係契約・定款編、第5巻 請負・プラント関係契約編、第6巻 各種契約・合意書編のフォルダが表示されます。(巻別の単品商品の場合は、その1フォルダのみが表示されます。)その中から、当面、作成しようとしている契約編のフォルダを選択します。)


3.目的に合いそうな契約書を開いてみる

例えば、「1.売買・販売店関係契約編」フォルダを開きます。
表示された「1.売買・販売店関係契約書作成ポイント」フォルダには、その巻に関係する契約書作成ポイントの説明ファイルがありますので、必要に応じて開いて参照できます。「差替用条項」フォルダには、種別条項ファイルがあります。「契約書のファイル・リスト」は、売買契約書と販売店契約書の80雛形がありますので、どれでもクリックすると、契約書が表示されます。


4.契約書を次々に表示して編集用契約書を検討する

「Draftsman COMPACT.exeの実行」をクリックすると、上記のどちらかの白紙画面が表示されます。メニューバーの「表示」をクリックしますと「左右に並べて表示」と「上下に並べて表示」が現れますので、お好みで選択して頂きます。(以下、「左右に並べて表示」ということでご説明します。)
目的とする契約書を表示するには、この白紙状態の画面で、メニューバー下の「ファイルを開くアイコン」をクリックします。


 [DRAFTSMAN  TRIPLEの場合]

「契約書のファイル・リスト」から、次々に契約書を開いてみます。前記「ファイルを開くアイコン」をクリックすると、前の「契約書のファイル・リスト」が表示されますので、次々に契約書を開いてみることができます。このようにCOMPACTでは、主文として和文が左側に、従文として英文が右側に表示されます。いくつかの候補の中から、ユーザが想定している内容に最も近い契約書を選択し、これを編集の基本とします。TRIPLEでは、中国語も表示されます。


5.検索でユーザの希望する契約書を見つける

検索ウィンドウで、まず、検索対象フォルダを指定します。「IBD書式フォルダ」全部でも、一部でも、また、ユーザがDRAFTSMANで保管しているフォルダでも検索対象にできます。検索語を記入し、検索実行ボタンをクリックすると、検索が実行され、下段にヒット件数とヒット・ファイル・リストが表示されます。左記例では、「1.売買・販売店関係契約編」フォルダを指定し、5語検索した結果、15件ヒットしています。因みに、検索語は、信用状、インコタームズ、特許、保証、仲裁でした。


6.検索で選んだ契約書を開いて検討する

ヒットした契約書ファイルをクリックすると、データが表示されます。検索語は、赤文字で表示されます。ヒットした契約書ファイルを次から次に開いて、ユーザが想定している内容に最も近い契約書を選択し、これを編集用契約書とすることもできます。
なお、検索は表示の契約書文章も可能ですが、それは画面上部に「検索」ボタンがありますので、それを使います。


7.編集用契約書を決定する

表示した契約書を、スクロールして、ユーザが捜している契約書に合致するか否かを見て、編集用契約書を決定します。

条項を、一つ一つ検討します。その過程で、おおまかに、補充しなければならない条項、不必要な条項、修正が必要な条項等を考えておきます。


8.画面を拡大して見ることもできる

契約書を検討するにあたって、和文(英文でも)を拡大して見ると、検討しやすいかもしれません。DRAFTSMANは、どの画面でも拡大が自由自在にできるようになっています。


9.不足する条項を差替用条項から補充する

参照文書の中で、特に差替用条項は膨大なデータが搭載されていますので、その中から補充にマッチする条項を探すのが手っ取り早いでしょう。よって、探している条項が属する又は入っていそうな条項のファイルを選んでクリックします。(例えば、第1巻から編集用契約書を選んでいても、他の巻にある差替用条項を選ぶことも可能です。)


10.参照用条項ファイルを開く

例えば、現実的な取引で、契約品の「規格」を後日見直すことが想定される場合、そのような趣旨の条項を付加しておくことがあります。そこで、「規格」に関する条項群のファイルを開いての中から、ユーザの考えに最も近いものを選び出します。


11.差替用条項を英文和文同時にブロック複写する

探していた条項が見つかると、「編集」をクリックすると、下にブロック編集機能を表すメニューが表示されます。その中の、「ブロック複写」をクリックします。その場合、カーソルは、必ず参照文書の方に置いていてください。(編集用文書には置かないでください。)


12.差替用条項を編集用契約書に付加する(和英連動)

上記で「ブロック複写」をクリックすると、そのための作業画面が表示されます。そこで、上図の順番に作業します。この場合、③の複写をクリックすると、反転したまま複写対象条項が、編集画面の指定場所に和文と英文が同時に複写付加されます。


13.編集用契約書の条項を参照用条項にある条項と差替える・差替用条項の移転(和英連動)

前記に続いて、「複写」をクリックしますと、編集用契約書中の指定場所に、和文と英文が同時に複写されます。


14.編集用契約書中の不要条項を削除する(和英連動)

先ず、画面上部の「編集」をクリックすると、下にブロック編集機能を表すメニューが表示されますので、その中の「ブロックの削除」をクリックします。編集用契約書の条項リストがそのキーワードと共に表示されますので、削除するキーワードをクリックし、下の「削除」をクリックします。


15.契約書の内容を編集する

ここから、各契約書の条文を、順次に完成してゆきます。先ず、(  )部分を語句に置き換えます。(  )部分は、主に固有名詞(会社名、所在地、設立準拠州・国法、契約対象商品、人名、通貨名、その他)、数字(年月日、数量、金額、日月年数、その他)ですが、契約書の条文を読めば、何を記入すべきかが容易に判ります。条文の語句の書き換え、追加、削除も必要ですが、DRAFTSMANに搭載されている契約書式、差替用条項例は、汎用性があるように、また用語等もできるだけ統一していますので、ゼロから契約書を作成するよりも大変に楽です。その上、和文と英文(DRAFTSMAN TRIPLEでは中文も)が、完全対訳になっていますので、翻訳の手間が殆どかかりません。(但し、契約書作成という性質から、機械翻訳機能は無理で危険ですので、置いていません。)
契約書の編集は、修正部分を残しながら進める方法と、それを残さないで進める方法があります。上図は、修正部分を残しながら進めている例です。


16.条項の採番をする

今までの作業で、条文の配列は整いましたが、条文番号はバラバラになっています。そこで、配列は変えず、条文番号が順番になるようにこれを一括して採番します。この採番で、文中にある条文番号も修正されます。


17.完成した契約書案を保存する

編集作業が終了すると、契約書案が完成しますので、必ず保存します。DRAFTSMANでは、和文と英文を同時に保存できますが、どちらか一方だけでも保存することができます。完成して保存の必要な契約書も、修正部分を残したまま保存する方法と、それを残さないで清書して保存する方法があります。


18.完成した契約書案を印刷する

ページ設定をクリックすると、そのためのウィンドウが表示されます。各設定事項は自明だと思いますが、特にキーワード印刷について説明します。契約書にはキーワードがつけられたままですが、そのままで、印刷ではキーワードを印刷するか否かユーザが決定できます。通常、キーワードを印刷しない方がよいでしょう。
通常のワープロ印刷と同様です。ウィンドウの各事項を指定して、「OK」をクリックすると、印刷できます。


19.キーワードの機能と削除について

DRAFTSMANのデータは、ブロックに分けられていて、各ブロックの先頭につけられている記号を、「キーワード」と呼びます。このキーワードこそが、効率的に契約書を作成するために多くの働きをします。しかし、完成した契約書案で、特に取引相手に提示する場合には不要です。ただ、その契約書を再利用する場合には、やはりキーワードがあれば便利です。

DRAFTSMANのデータは、ブロックに分けられていて、各ブロックの先頭につけられている記号を、「キーワード」と呼びます。このキーワードこそが、効率的に契約書を作成するために多くの働きをします。しかし、完成した契約書案で、特に取引相手に提示する場合には不要です。ただ、その契約書を再利用する場合には、、やはりキーワードがあれば便利です。

キーワードを一度削除すると、元に戻せません。前述のとおり、キーワードを削除することは重大な意味を持ちますので、削除について警告し、その上で削除の実行をするようにしています。できれば、キーワードがある状態で保存しておき(キーワードがあるままでも、印刷時にはキーワードなしの印刷ができることは既述しました)、別途、取引相手にファイルを送る場合等のためにキーワードのないものも保存しておくと、万全です。
キーワードの削除は、和文と英文と、別々に行う必要があります。


20.ヘルプの操作手順書でご説明

DRAFTSMANには、ヘルプとして操作手順書が付いていますので、操作方法の詳細をご覧いただけます。
OSのバージョンなどの環境によりヘルプが起動しない場合があります。その場合「hlp」ホルダー内のpdfファイルを直接開いて下さい。

ご高覧、誠に有難うございました。不明の点はご遠慮なくお問い合わせください。TEL:03-3261-5051



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